中堅企業・中小企業における価値あるパッケージ導入の手引き

 

 
 
 
 

パッケージ導入作業の内容

   パッケージ商品とベンダの選択後に始まるのが、パッケージ導入のためのプロジェクト活動です。
   プロジェクト活動はどれをとっても自社にとって大事な作業であり、その基本手順を確実に消化する、
   ことがパッケージ導入の目的達成と期待効果の実現につながります。自社にとって、次のような作業
   が必要になります。情報システムの再構築(システム開発)においても、ほぼ同様です。
    基本手順に沿って作業を着実に行い、発生する問題を解決しながら作業フェーズの成果物を仕上げ
   るためにはプロジェクトマネジメントの果たす役割がベンダと自社ともに大きいです。
                         (参考) 「成果をあげるプロジェクトマネジメント」ページ

        

        1. 「要件定義・Fit&Gap」の作業
                ・ ベンダによって多少言葉の表現は異なります。パッケージ導入の最初の作業です。
            ・ 選択したパッケージの持つシステム機能と自社の要求するシステム機能との整合
             性の有無を確認します。
            ・ パッケージのシステム機能が無いケースや不足しているケースはカスタマイズ・アド
             オン扱いになります。
            ・ 自社の目的達成に必要なシステム機能の全体を決めます。この結果、最終的なシ
             ステム規模が決まり、最終費用が決まります。
                                                参考) 「価値ある要件定義の成果物」ページ 
                                                          (参考) 「要件定義・FIT&GAP」ページ

        2. 「テスト・品質」の作業
            ・ ベンダと約束したシステム機能に対して、操作性・業務処理・管理内容・情報活用・
             運用などの側面からテストを行い、不具合の発見を行いベンダに報告します。
            ・ ベンダと交わした契約条件に基づき、パッケージのシステム機能との検証を行い検
             収手続きを行います。
                          (参考) 「テスト作業と品質管理」ページ

        3. 「稼動準備」の作業
            ・ パッケージの稼動に備えて、必要な準備をして作業を消化します。社内外の案内
              から現行システムの扱いまで幅広い分野が対象になります。
                          (参考) 「大切な稼動準備と稼働品質」ページ
        4. 「稼動体制・評価」の作業
            ・ 稼動した後のトラブル・問合せ・要望などに対応できる体制をベンダとともに確立さ
              せ、システム利用者を安心させます。「運用のお安定化」を図ります。
            ・ ベンダとともに、利用者からの問題・要望などへの対応ルールを決め、対応可否な
             どの判断を行います。
            ・ 「目的達成」「期待効果の実現」「パッケージ導入作業」などに関する評価を行い、
             今後の自社の財産を明らかにします。
                          (参考) 「稼動体制とシステム評価」ページ

 
  パッケージ導入の目的達成のためには、自社(ユーザ)としてのやるべきこと
        を整理しやり遂げることが必要不可欠です。そのためには自社のプロジェクト
        マネジメントの役割が大切です。その参考情報です。
                → 「ユーザのためのプロジェクトマネジメント」ページ 
                                    → 「ベンダのためのプロジェクトマネジメント」ページ 
     パッケージ導入(システム開発)には、想定しないことを含めて様々な問題・作
    業が発生します。それらに対処するために次のような言葉をかみしめて行うこ
        とを薦めます。
           「 むずかしいことをやさしく
            やさしいことをふかく
            ふかいことをおもしろく
            おもしろいことをまじめに
            ・・・・・・・・・・・・・・・・・  」  (劇作家 井上ひさし)

 成果の上がる「作業」にするために

     おのおのの作業を実りあるものにすることです。作業の成果が次の作業に影響を与えます。自
     社で行うべき作業をきっちり行うとともに、パートナーとしてのベンダ作業に関心を持ち、遠慮の
     ない情報交換と指摘・要望のアクションを必要に応じて速やかに行うことです。
     自社の素人意識なりベンダへの遠慮が改善のタイミングを逸し、作業の品質低下を招くことに
     なります。

         

        ● プレ作業の実施(作業工程開始の前)
            各作業工程(要件定義・テスト・・)の作業開始の前に、その作業に関する
            準備を確実に行なうことが作業品質の向上につながります。

                 ① 成果物(ドキュメント、画面・・・)の整理とそのコンテンツ
                 ② 詳細作業の組立と作業手順の相関性の作成
                 ③ 必要スキルの確認に基づく作業責任者と担当者の明確化
                 ④ 課題整理とその解決策(ユーザ、ベンダ)
                 ⑤ ユーザ確認の時期と内容
                1.作業の計画は
            ① 作業の開始時点で、次のことを確認します。
                 ・ 作業の成果物(ドキュメント構成、どこまでの記述、次作業との関連)
                 ・ 自社作業の内容(資料作成、情報収集、判断・決定事項)
                 ・ 作業スケジュール、必要工数と時間
            ② ベンダの行う作業内容を確認します。
                 ・ 提示資料(ドキュメントの種類と内容、画面、帳票)
                 ・ 作業中での課題、不明、疑問の取扱ルール
                 ・ 進め方、成果物の確認と合意ルール

        2.作業の実行は
            ① 作業の実行としてセッション・打合せなどのやり方で次のことをチェックします。
                 ・ PM、SEが主導権を持ち、安心できる進行
                 ・ 「作業の計画」の約束事の履行、スケジュールの厳守
            ② 作業内容として、次のことを理解し実行しているかのチェックをします。
                 ・ 自社の事業環境/業界/業務知識/ノウハウ/経験実績の確認
                 ・ 分かりやすい資料の提示・提案(各種ドキュメント、画面、帳票)
                 ・ 課題・問題点への解決案提示、検討資料の提示
                      参考】 ダウンロード資料<160 ベンダプロジェクトを見る目>   

        3.作業の改善は
            ① 次のような現象が見えるときには、ベンダに警告と改善を要求します。
                  ・ 約束ごとの不履行、スケジュールの遅れ、セッション・打合せの拙さ
                  ・ 提示資料の分かりづらさ、課題・問題点への解決不安
                  ・ 主導権をとれていないセッション・打合せへの疑問
            ② 次のような現象・問題点が見えたときには、PM・SEの交代を要求します。
                  ・ 上記①の改善が具体的に現れないケース
                 ・ 今後も期待できないPM・SE
            ③ 上記要求の相手は、ベンダの統括責任者に行うことです。タイミングが遅れると
              事故を招くのが通例です。 

 

 「ベンダの作業品質」のチェックポイント                                             

         当然、ベンダの作業品質(作業の計画・実行・改善)は
       パッケージ導入の成否のカギを握っています。ベンダの
       作業をチェックすることは自社にとって大事な作業です。
       作業品質の基本的なチェックポイントは次の内容です。

       1. 見える「資料」
          ・ 説明、確認、回答のときに、口頭でなく必ず適切
           な資料を使用しているか?
       2. 分かる「言葉」
          ・ 説明なり資料において、自社の分かる言葉を使っ
           ているか?
       3. 「約束」を守る
          ・ 決められたスケジュール・提示資料・回答など、
           ベンダの約束したアクションが守られているか?
       4. 「事実」で語る
         ・ 説明、回答、検討、問題解決などに対して、推定・
          思い込みでなく根拠・理由を示しているか?
         ・ 事実に基づき、「論理性・一貫性」をもち納得できる
           作業内容(=中間成果物)になっているか?
                              

               このような基本的なことが作業の品質そのものを示しています。
                                     基本ができていないことは応用としてのパッケージ導入の作業
                 と成果物に支障をきたすことになります。

               【参考】 ダウンロード資料<820 スキルアップを目指す「教育研修カリキュラム」> 


 

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