企業活動とは

• 顧客サービス・取引条件・計画・管理基準・業務手順・各種ルールなどの約束ごとから発生する情報を有機的に関連付けた情報活動です。
• 「入力した・発生した」データをベースにして「加工・提供・連携・指示・保存」などのデータ処理を行い、意味のある・価値のある情報と行動/判断につなげます。

　これからの情報活用は

• データ分析ツール・EXCELなどを使用した「実績データの集計・分析」とともに、「業務プロセスの効率・事務作業の向上・営業活動の支援・・・・・」などに、情報活用を大胆に取り入れた仕組みを創ることです。徹底することです。
• 現状の仕組み・処理などに無条件に従うのでなく、それらの改善・改革に有効な糸口としての「情報の活用」から発想と検討を行うことです。
  　【参考】ダウンロード資料＜360　「データと情報」＞　

　情報システムの支柱・中枢・土台機能

• （参照）「企業情報システムのあり方」ページの「パッケージ機能に必要な保有
  要件」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（図表：kja140）
• この図表の中で、ノンペーパ指向・データ訂正・コード体系に留意すべきです。

　情報システムによる限界

• 抽象化、平均化である数字による傾向把握・分析などは、問題発見・対策に的確性を欠く側面があります。マネジメントとして、注意が必要です。
• デジタル情報とともにアナログ情報（因果関係・声・事実・業界動向・文脈・・）を押さえる必要があります。デジタル情報とアナログ情報がマッチして、適切なマネジメントが出来ます。
• 情報システムの情報活用を目的のみに終始すると危険性が付きまといます。あくまで、情報活用は目的達成のための手段です。

　企業風土の改善

• 管理・計画・進捗などの情報は、関係者に常に「見える化」「共有化」が必要です。
  そのための経営者の意識改革･力量・リーダシップが不可欠です。
• 「情報を使える・読む・発見する人材」の重要さを理解し、人材育成の方針と行動を経営者が示すことです。

データ処理の正確性

　　　　入力データの活用

　　　　　　　　・ ＰＣ連携・他システムとの連携を含めて、２重入力を一切行わない。
                 ・ 入力データを最終データ（例：決算・経営資料）まで活かしきります。

　　　　データの“正”保証

      　　　　　・ 入力したデータは、後続の処理ステップの処理条件に耐える内容にします。
                 ・ 取引条件／運用条件／サービス条件／法令などの的確性チェックを行いま
                   す。また、関連する他データ（例：受注データと発注データ、出荷データと返品デ
                   ータ）との整合性の保証です。どの処理においても矛盾の無いデータにします。　

　　　　変更/訂正の確実さ

　　　　　　　・ 「人のやることは必ずミスが発生する」ことを前提にしたシステム機能にします。
                  また、取引における変更/訂正の許容条件を明らかにしてチェックを行います。
               ・ この起こり得る変更/訂正の場面/処理タイミング/項目を整理して、変更/訂正
                 処理を使う人が分かるシステム機能にします。　
               ・ この変更/訂正処理は、他データ（例：分割データ）、マスタ（例：取引条件）、運
                 用（例：日付／締めの許容範囲）などの整合性の維持が大事です。

　　　　コード体系の柔軟さ

　　　　　　　・ コード（フラグ、区分類含む）で管理する項目は、意味づけの合理性と分かりや
                 すさを重視すべきです。　
               ・ 先々の変更・追加を考慮した柔軟性と拡張性を持つことです。 

情報活用

　　　　後続作業に必要な情報の前倒しチェック　

　　　　　　　・ 後続作業（＝後続の処理ステップ）がスムーズに処理が行える条件を、入力処　　
                  理の段階でチェックを行うことです。
                  【例】　・受注処理　－－　納品条件、売上条件、請求条件のチェック
                          ・発注条件　－－　入荷・仕入条件、生産・加工条件のチェック
               ・ 前倒しチェックの結果、後続の処理ステップが自動的に行える可能性が大きく
                  なり、業務効率と作業品質に寄与します。

　　　　業務コントロール情報の精度維持

　　　　　　　・ 入力したデータに対して、その入力処理で商品・取引先･サービスなどの業務コ
                  ントロール条件が加わります。その業務コントロール情報の維持管理が大事に
                  なります。　
                 【例】　・マスタ　－－　自社出荷／他社依頼、許認可の可否・・・・
                          ・その他　－－ クレーム対応の可否、納期指定・・・・
               ・ 業務コントロール情報の変更の際は、対象データとの相関性と変更可否を考慮
                  します。

　　　　指示情報による自動作業　　
　　　　　　　・ 後続作業の担当に対して、画面・データ渡し・帳票で自動的に作業・事務が行　
                  える情報を渡すことです。情報連携による作業形態を目指すことです。
                 【例】　・受注処理　－－＞　出荷・納品・発注・生産依頼・加工依頼
                          ・貿易処理　－－＞　発注と輸入の連携、、受注と輸出の連携
              ・ この指示情報と自動作業の連携において、その間に「承認・チェック」という機能
                 が入るケースもあります。

　　　　システム間の自動連携
　　　　　　　・ システム（パッケージ）間のデータ連携を可能な限り自動化することです。
                 【例】　・販売管理と決算処理／貿易処理／データ分析
                          ・販売管理／小売管理と生産計画／加工管理　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

• 事務作業を行うために必要な情報と作業の動機を意味しています。
• 「データ入力」「依頼・指示」「待ち・保留」の単独ケースもあれば、それらの組合せの事務作業もあります。EDI・他システムなどからの自動入手に対するデータ検証、項目の置換と追加及びエラー対応もあります。

　アウトプット

• 事務作業を行った結果、出来上がる成果を指しています。
• 次の作業への「依頼・指示」もあれば、ひとつの結論を得る「帳票出力」「分析」「CSV出力」、また「EDI・他システム」出力もあります。また、これらを兼ねるケースもあります。

　サポート

• インプット/アウトプットの事務作業に対して、やむを得ず発生するミス・訂正への考慮も大切です。訂正のタイミングは即時と後日があります。
• 作業中に必要になった情報を無駄な画面操作・画面遷移をせず速やかに照会できる仕組みです。
• 入力作業を行っている際、作業を途中で保留する機能も検討する必要があります。
  １画面に向かって大量のデータを入力、入力データのエラー調査時間の確保、何らかの理由による入力作業の中断などのケースへの対応です。
• 自動通知は、下記（「マネジメントサポート」と情報活用）を参考にしてください。
   

　これからの事務作業は、何のための事務作業かを明らかにして必要な作業要
       素の組合せを考え、システム機能に具体化することが望ましいです。
       現状の事務作業を鵜呑みにしてシステム化することは期待効果の実現が難し
       いです。
       次の資料に事務作業パターン別の作業要素をまとめてみましたので、参考にし
       てください。

          　　　　　【参考】ダウンロード資料＜370　事務作業パターンと作業要素＞
                     【参考】ダウンロード資料＜390　事務作業の画面サンプル＞

• マネジメントの主体はあくまで「人」であり、その人の姿勢・行動・責任感に依存する傾向が強いです。
• マネジメントは「事実」が出発点であり、その事実情報の収集・把握・分析による問題発見と解決策の実行です。 また、トラブル（問題）への予防策も必要です。
• マネジメントの対象は経営管理と作業現場・顧客サービスまで含み、マネジメントは経営的見方と現場情報・顧客情報の把握による適切な判断を行うことです。
                               （参考）　「トラブルの早期発見と兆候・現象・原因」ページ
                               （参考）　「トラブル（問題）の解決策と予防策」ページ　　

• 情報システムを利用し、問題発見の仕組みを取り入れたマネジメントを日常的に行うことです。
• マネジメントは事故が発生してからでは遅く、マネジメントの意味がありません。そのため、事故が生じる手前で事実を掴みアクションを起こすことが必要です。その事前情報をキャッチできる自動通知システムを持つことです。
• マネジメントの対象と責任範囲から、その事前情報を捕捉できる基準値設定と自動通知のタイミングを決め、マネジメント活動に位置づけることです。　

       　　　　　　 　【参考】ダウンロード資料＜380　マネジメントサポート（自動通知）＞　

　「リスク管理・業務効率・品質管理・顧客サービスの向上・コスト削減」
    への対応

• 定量的／定性的な目標設定が「先にありき」です。目標の無いマネジメントはありえせん。
• 定量的目標に対して、「（システム）問題発見→自動通知」適用の仕方を考え、情報システムに組み込むことです。
• 定量的目標のみに捉われると、真の目標達成には届かないケースがあります。マネジメントは「現場実態、現場の声、顧客の声、取引実態、取引先の声、業界動向」などのアナログ情報と情報システムからのデジタル情報との車の両輪で行うことです。アナログ情報の情報システムでの管理も可能です。　　

　「経営数値」を管理し、その数値利用を活かすためには「顧客サービス・情報管理」の充
     実が必要不可欠です。経営者のための経営数値とともに「顧客の見える化」「経営数値
     の活用」などを定着させる企業風土にすることです。

 上記「業務プロセスの効率・事務作業の向上・マネジメントサポート」との関連で、経営管
    理を捉え情報活用の徹底を促す。そのことが「経営管理」の情報品質・スピードを高める
    方策です。

         　コミュニケーションの種類

　　　　　　　① 情報を渡し理解してもらう
　　　　　　　　　・情報共有、情報提供
　　　　　　　② アクションを起こしてもらう
　　　　　　　　　　・ 依頼、指示、命令
                      ・ 調査、事実確認、情報収集

　　　　　　　　　　・ 問題解決、業務改善、ルール変更
　　　　　　　③ 提示への回答をもらう
　　　　　　　　　　・ 意見、アドバイス、解決策
                      ・ 判断、意志決定、選択