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ベンダ選定の数社の事例から
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基本手順 | 作業 | 主なドキュメント |
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① 準備 |
・「パッケージ導入」プロジェクトの発足 |
・作業計画表 ・新システムの方針と要件 |
② RFI | ・ベンダからの情報提示/入手の整理 ・要求するパッケージ保有のシステム機能の整理 ・RFIの依頼、回答への評価とベンダ選定 |
・ベンダ選定のご案内 ・RFI ・RFI評価表 |
③ RFP | ・システム機能、運用要件、セキュリティの整理 ・現行システム、問題解決策の整理 ・移行対象データベース、切替処理などの整理 ・スケジュール(デモ・プレゼン・質問)の決め ・RFPの依頼、ベンダの評価(各社の比較) |
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④ 詰め | ・ベンダの選定(2社程度) ・漏れ、未確認及びベンダ要求の個別打合せ ・ベンダとの個別打合せ、ベンダの最終評価 |
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⑤ 決定 | ・ベンダの最終決定(1社) ・社内の合意と承認 |
・ベンダ決定の報告書 |
*1 「②RFI」にて、最初のベンダ集合時にベンダの最終決定までのイベントとスケジュールを案内
することは大事な情報開示になります。
*2 「③ RFP」の提案回答用紙を指定することにより、ベンダ回答の統一性がとれベンダ間の整理
と比較がやり易くなります。
*3 「④ 詰め」においては、担当するPM・主SEの理解度・スキル・姿勢などの力量把握のためにベ
ンダ別面接を行うことです。その結果を踏まえて、最終ベンダの決定を行うことです。
【参考】 ダウンロード資料<070 「プロジェクトマネジャーの評価方法」>
*4 「④ 詰め ⑤ 決定」の作業で、ベンダ評価の関係者がベンダ評価表を基に率直な意見交換と
議論をすることが必要です。評価の大事なポイントが整理されます。
パートナーとしての最良ベンダを選ぶ作業は、自社として注意深く堅実に行うことが必要です。その
作業の仕方なり提示するドキュメントはベンダに対して自社の能力なり姿勢を正直に示します。
ベンダはそれらのことも勘案してコンペに臨んできます。次のことを自社として胆に据えて、ベンダ選
定の作業を進めることです。
「準備と時間」
・ 事前に、各作業ステップのベンダ向けと社内向けのドキュメント作成・情報通知を行
って各作業ステップの作業に入る。
・ 特に「準備」ステップは業務改善、問題解決及び期待効果との関連を含めてパッケ
ージ導入の意義と位置付けを明確にする。
・ あせらずじっくりと一つ一つの作業ステップの消化を行う。必要な時間は確保する。
自社のかける時間と熱意は質の高いベンダ選定作業に結びつく。
・ 特に「RFP」「詰め」ステップは可能な限りベンダとの接触時間をとり、ベンダの見極
めを確実に行い評価情報の曖昧さを残さない。
「中立と誠意」
・ 付き合いのあるベンダを含めて選定対象のベンダには中立的立場に徹する。
・ ベンダへの情報提供と自社からの回答を公平に行い、ベンダとの距離と姿勢を平等
に保つ。
・ ベンダの要望、疑問及び意見には大小にかかわらず誠意をもって対応する。
・ ベンダは「中立なり誠意」に関しては敏感であり、この見地と行動が自社に欠けてい
ればベンダ選定作業に支障を来たし、最良ベンダの選択を困難にする可能性がある。
「事実と評価」
・ 会話なり口頭でなく、5W1Hを有するドキュメントという残る媒体でベンダと向き合う。
・ プレゼンや打合せのときにベンダに対する「質問」の仕方を重視し、事実となる情報を
得るための努力をする。評価を行う際、曖昧な情報は害があって益なし。
【参考】 ダウンロード資料<144 「質問とインタビュー」の要領>
・ ドキュメントという事実に加えて、担当するPMと主SEの発言内容の信頼性と力量で
評価を行う。「情に棹させば流される」ではないですが、感情が入ると正しい評価と判断
を狂わすことになるのでクールに行なう。 また、ベンダの営業主体のプレゼン・資料説
明・質疑は要注意です。ベンダ力量の事実と言えない面がある。
数社事例の結果は!
・ 「基本手順・作業とドキュメント・注意すべき点」に留意し、自社の弱みを知り改善を施し
たユーザはベンダとともにパッケージ導入の目的を達成し成果を速やかに出しました。
・ これらの点から外れたユーザはパッケージ導入作業で苦労を余儀なくされました。また、
パッケージ導入の目的と期待効果に対する達成がダウンしたユーザもありました。
■ ユーザとしてのプロジェクトマネジメントのあり方を知って実行することは、目的
達成の必要条件です。ユーザのためのプロジェクトマネジメントに関心のある方
は次ページを!
(参考) 「ユーザのためのプロジェクトマネジメント」ページ
■ パッケージ導入(システム構築)と業務改善は表裏一体です。業務改善に関心
のある方は次ページを!
(参考) 「業務改善への情報システムの活用」ページ
■ パッケージ導入において事業・管理・業務における問題の整理及び解決策作成
に関心のある方は次ページを!
(参考) 「課題解決の簡単な進め方」ページ